Będąc właścicielem firmy lub przedsiębiorstwa należy liczyć się z koniecznością przechowywania oraz przetwarzania nieograniczonej liczby dokumentów. Niemniej jednak po ich wykorzystaniu nie tracą one swojej ważności. Wtedy niezbędna jest archiwizacja dokumentacji po upływie określonego czasu. Często jednak jest to dość problematyczne, dlatego też wielu przedsiębiorców decyduje się na pomoc profesjonalnej firmy.
Archiwizacja dokumentów – charakterystyka
Archiwizacja dokumentów to często spotykany rodzaj usług oferowany przez różne firmy zewnętrzne. Jednak to działanie prezentuje się zupełnie odmiennie w przypadku dokumentacji jawnej, a inaczej w sytuacji dokumentacji niejawnej.
Dokumenty w ogólnym ujęciu to między innymi:
- informacje pisemne,
- zdjęcia,
- grafiki,
- nagrania,
- książki,
- wykresy itd.
Dotyczą wszystkich rodzajów nośników, które stanowią własność służbową, państwową oraz prywatną. Dokumenty niejawne to zbiory informacji mających istotną wartość jako dowód lub opis. Z kolei dokumentacja jawna to zbiór dokumentów niezawierający informacji, które mają charakter tajny. Jest to ogólnie przyjęta definicja dla wszystkich rodzajów dokumentów, bez względu na ich charakter.
Czym różni się przechowywanie i archiwizacja dokumentów jawnych i niejawnych?
Jeśli chodzi o dokumentację jawną to może być ona dowolnie przestawiana i udostępniania w stosunku do osób trzecich. Nie obowiązuje w tym przypadku żadna klauzula tajności, która obejmuje informacje służbowe i państwowe. Dlatego też archiwizacja dokumentów jawnych może być ona wykonywana przez wszystkie osoby, bez względu na ich kompetencje i uprawnienia.
Zasady archiwizacji dokumentów jawnych i niejawnych
Zupełnie inaczej wygląda to w przypadku dokumentacji niejawnej, która ze względu na zawarte w niej informacje zawiera stosowne ograniczenia. Są one zależne od indywidualnego przypadku. Dlatego też jeśli dokumenty te zawierają w sobie istotne informacje, podlegają one tajemnicy państwowej, służbowej oraz posiadają klauzulę tajności. Dlatego też archiwizacja dokumentów niejawnych, które muszą być archiwizowane tylko przez osobę odpowiednio do tego uprawnioną. Dlatego też wybierając archiwizowanie akt jako usługę oferowaną przez firmę zewnętrzną, należy sprawdzić, czy oferuje ona kompleksową obsługę zleceń.
Właściwa archiwizacja dokumentacji ma ogromne znaczenie
Archiwizacja dokumentów to proces skomplikowany i nierzadko problematyczny, dlatego też wielu przedsiębiorców decyduje się na wybór usług firm zewnętrznych. To odpowiednie rozwiązanie zarówno w przypadku małych, średnich jak i dużych przedsiębiorstw, które pozwala uzyskać wiele korzyści.
