Przepisy nie określają, czy powinniśmy skorzystać z usług zewnętrznej firmy, czy samodzielnie zająć się takim obowiązkiem jak utylizacja dokumentów. W praktyce możemy więc samodzielnie podjąć taką decyzję. Zanim to zrobimy, powinniśmy dobrze przeanalizować wszystkie za i przeciw.
Utylizacja dokumentów archiwalnych i niearchiwalnych – na czym dokładnie polegają konkretne rozwiązania?
Zacznijmy od korzystania z pomocy zewnętrznego usługodawcy. Taka usługa polega na tym, że specjaliści odbierają od nas dokumentację, a następnie przewożą ją do swojego obiektu, gdzie przeprowadzana jest profesjonalna utylizacja dokumentów firmowych. Eksperci troszczą się więc o transport. Stosują systemy zabezpieczeń i sprawdzone pojazdy, które chronią akta na czas podróży. Nierzadko firmy działające w tej branży gwarantują swoim klientom różnorodne udogodnienia. Mogą to być takie rozwiązania jak np.:
- pomoc w opróżnianiu archiwum;
- możliwość obserwacji, jak przebiega niszczenie, przez osobę wybraną przez klienta.
Samodzielna utylizacja wygląda inaczej. W tym przypadku to my musimy zadbać, jak przebiega każdy etap niszczenia. Należy więc zaopatrzyć się we właściwy sprzęt oraz wyznaczyć osoby, które będą go obsługiwać. Nie można zapomnieć także o wyznaczeniu właściwego stanowiska pracy. Potrzeba dostatecznej liczby miejsca, by utylizacja przebiegała w swobodny sposób.
Utylizacja akt firmowych a bezpieczeństwo
Podczas niszczenia akt można popełnić wiele błędów, mogących doprowadzić do wycieku informacji. Czasem problemem może być nawet wyrzucenie ścinków w nieodpowiednim miejscu. Niestety zdarzają się sytuacje, gdy w efekcie dane odzyskane zostają przez przestępców. Bezpieczeństwo takiego procesu jak utylizacja akt może zostać naruszone także wtedy, gdy proces wykonywany jest w pośpiechu i bez właściwego przygotowania.
Niewystarczające zatroszczenie się o bezpieczeństwo danych zawartych w aktach archiwalnych i niearchiwalnych może sporo nas kosztować. Z jednej strony należy liczyć się z ewentualnymi karami pieniężnymi. Te mogą sięgać wysokich kwot i stanowić duży problem dla przedsiębiorstwa. Nie można też pominąć strat nieco innej natury – wizerunkowej. W końcu trudno będzie zaufać firmie, która nie dba o to, by przeprowadzić skuteczną i bezpieczną utylizację. W rezultacie możemy mieć poważne trudności z zatrzymaniem przy sobie klientów.
Nie dziwi fakt, że przedsiębiorstwa z różnych branż wybierają zewnętrzną pomoc w uporaniu się z przestarzałymi zbiorami. Skuteczna utylizacja dokumentów w wykonaniu specjalistów oznacza, że akta archiwalne i niearchiwalne zostają zniszczone w taki sposób, że odczytanie z nich danych staje się niemożliwe. Taka metoda wyróżnia się więc znacznie wyższym poziomem bezpieczeństwa niż samodzielna utylizacja. Na profesjonalną pomoc w tym zakresie możemy liczyć m.in. ze strony firmy Destroy&Recycling.
