Niszczenie dokumentów – po jakim czasie można to robić?

Niszczenie dokumentów podatkowych – od kiedy? Tego rodzaju dokumenty podatnik ma prawo zniszczyć od upłynięcia 5 lat. Termin ten należy liczyć od momentu upłynięcia danego roku (31 grudnia), w którym miał być opłacony podatek. Upłynięcie 5 lat z reguły jest standardem. Nie mniej jednak, w niektórych sytuacjach termin przedawnienia jest znacznie późniejszy. Okres ten może być nawet dwukrotnie dłuższy. Dotyczy to m.in. dokumentacji dotyczącej zwrotu pomocy publicznej. Wszelkie wyjątki powinny być przewidziane w poszczególnych ustawach.

Niszczenie dokumentacji medycznej – po jakim terminie jest to dozwolone?

Zgodnie z treścią ustawy dotyczącej tej kwestii obowiązkowo dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez co najmniej 20 lat przez jednostkę udzielającą danych świadczeń zdrowotnych swoim pacjentom. Termin ten należy liczyć od momentu zakończenia roku kalendarzowego, w którym dokumenty medyczne trafiły do archiwum. Warto pamiętać, iż za wcześniejsze pozbycie się dokumentu może grozić kara sięgająca nawet 500 000 złotych.

Niszczenie akt spraw sądowych – po jakim czasie?

Długość przechowywania poszczególnych rodzajów akt zależy od specyfiki danej sprawy. Przykładowo akta związane z prawem spadkowym powinny być przechowywane przez co najmniej 50 lat. Z kolei przykładem akt, które powinny być przechowywane przez przynajmniej 30 lat, są akta dotyczące renty. Z kolei obligatoryjny okres przechowywania akt związanych ze wpisem do rejestru dłużników to jedynie 2 lata.

Niszczenie dokumentów związanych z ZUS – kiedy?

Od 1 stycznia 2012 roku weszła w życie spora zmiana w tym zakresie. Dotychczas niszczenie dokumentacji takiej, jak m.in. raporty imienne mogło nastąpić dopiero po 10 latach, ale od tej daty zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty te zostają przedawnione już po 5 latach. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku dokumentów związanych z wypłatą wynagrodzeń. W tym wypadku pracodawca ma obowiązek odczekać aż 50 lat od momentu, w którym pracownik zakończył pracę w danym przedsiębiorstwie. Dłuższy termin dotyczy przede wszystkim dokumentacji kadrowej.

Niszczenie dokumentów – czy można to zrobić na własną rękę?

W przypadku niszczenia dokumentów najistotniejszą kwestią jest przestrzeganie odpowiednich terminów. Po jego upłynięciu nic nie stoi na przeszkodzie, aby pozbyć się dokumentów samodzielnie. Można w tym celu wykorzystać różne metody. Wiele osób decyduje się na skorzystanie z niszczarki, lecz istnieje szereg alternatywnych metod, do których można zaliczyć m.in. spalenie, namaczanie w wodzie, czy skorzystanie z firmy świadczącej takie usługi.

Niszczenie dokumentów – dlaczego jest ono istotne?

Niszczenie tych istotnych danych zapewnia przede wszystkim bezpieczeństwo, jeżeli proces ten został on przeprowadzony zgodnie z zasadami RODO. Dokumenty nierzadko zawierają dane poufne zarówno osób z firmy, jak i klientów. Z tego względu dostanie się tak istotnych informacji w niepowołane ręce, może stwarzać zagrożenie. Wykorzystanie narzędzi pozwalających na całkowite pozbycie się dokumentów eliminuje ryzyko wyniesienia ich z firmy w niepowołanym celu.

Źródło: https://www.rhenus-data.pl/

Leave a Reply