Archiwizowanie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy oraz instytucji. Co ważne, poszczególne rodzaje dokumentów, zgodnie z prawem, muszą być przechowywane w firmie przez ściśle określony czas. Kogo zatem dotyczy obowiązek archiwizowania dokumentów i jak poradzić sobie z organizacją firmowego archiwum?
Archiwizacja dokumentów księgowych
Archiwizowanie dokumentów księgowych dotyczy każdego podatnika i obowiązek ten reguluje art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Do dokumentów księgowych, które podlegają obowiązkowej archiwizacji, należą między innymi:
- księga przychodów i rozchodów,
- ewidencja przychodów,
- rejestry VAT,
- dowody księgowe (faktury i noty księgowe),
- ewidencje środków trwałych.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumenty księgowe ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat.
Archiwizacja dokumentów firmowych
Oprócz konieczności przechowywania dokumentów księgowych, w każdej firmie obowiązkowa jest archiwizacja dokumentów firmowych. Do tego typu dokumentów zaliczają się między innymi dokumenty związane z kadrami, takich jak imienne listy płac lub karty ewidencji czasu pracy. Konieczność ta wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który zakłada obowiązek archiwizowania dowodów przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Archiwizacja dokumentacji medycznej
Szpitale oraz instytucje medyczny mają natomiast obowiązek archiwizowania dokumentacji medycznej pacjentów. Zgodnie z Ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji medycznej przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniego wpisu.
Jak przechowywać dokumenty – usługa archiwizowania dokumentów
Dokumenty w czasie ich archiwizacji muszą być odpowiednio zabezpieczone. Wymaga to więc zapewnienia odpowiedniej przestrzeni oraz osoby odpowiedzialnej za archiwum. W przypadku niewielkich przedsiębiorstw lub jednoosobowych działalności zapewne nie stanowi to tak dużego problemu. Kłopoty zaczynają się wtedy, kiedy dokumentów jest naprawdę dużo.
Wówczas warto zastanowić się nad powierzeniem procesu archiwizacji wyspecjalizowanym podmiotom, np. destroy.pl. Usługa archiwizowania dokumentów to kompleksowa obsługa prowadzenia archiwum w sposób profesjonalny i w pełni bezpieczny. Oprócz przechowywania dokumentacji usługi obejmują również transport, porządkowanie i ewidencję dokumentów oraz niszczenie dokumentów po upływie ustawowego czasu ich przechowywania.
